Как перестать сливать деньги и время в проектах не туда или как повысить надежность в проектах?
Эта статья для вас, если вы хоть раз сталкивались с одной из этих ситуаций:
- Проекты не реализуются в срок
- Сжирают больше денег, чем планировалось
- Недовольство командой проекта. Команда не способна выдать результат, который вы хотите
- Продукт проекта оказывается не нужен рынку
- Не получается найти работающую гипотезу чтобы ее масштабировать
- Разночтения в целях проекта между заказчиком и руководителем проекта/командой
- Конкуренты обгоняют и выпускают продукт быстрее
На мой взгляд, большой точкой роста для всех, кто связан с проектами (заказывает их или реализует), является внедрение этапа подготовки проекта к старту. У меня эта услуга называется создание Архитектуры проекта.
Что этот этап означает?
Представьте, что вы хотите построить дом.
С чего вы начнете?
- Определитесь со своими пожеланиями по географическому расположению земли для дома
- Изучите, а какие дома бывают, какой архитектурный стиль вам по душе
- Посчитаете бюджет и сроки
- Выберите архитектора
Какую работу проведет архитектор?
1. Произведет оценку почвы и местности, определит всевозможные риски для фундамента и общей конструкции
2. Соберет с вас все требования к дому:
- как вы будете использовать дом
- какой состав семьи
- планируется ли расширение
- какой образ жизни вы ведете
- какие у вас стилистические предпочтения и пр.
3. И после серии итерации и различных дополнительных работ выдаст вам результат в виде:
- 3D модели дома
- строительных чертежей
- технических требований
- ведомости и пр.
И только после этого этапа можно приступать к выбору строительной бригады, подбору материалов, и запускать процесс стройки.
К старту бизнес-проекта нужно относиться абсолютно также.
Многие пропускают этот этап, т.к. он кажется неважным. Частое заблуждение: “Ведь в голове все понятно, картинка сложилась, значит я, на своей предпринимательской энергии все реализую”.
Возможно, и вправду реализуете. Один раз, второй. А в третий, когда сложность проектов начнет возрастать, что-то может пойти не так.
И ключевая причина этого - это пропущенный этап подготовки.
Как реализовать предпроектную подготовку?
Расскажу на примере того, как я готовлю проекты к старту:
1. Бриф.
Цель этапа - собрать всевозможные требования к проекту (цели, задачи, бюджеты, сроки, ожидания по продуктам проекта). Основная задача – максимально подробно описать точку А (текущую ситуацию), подробно выяснить желаемые результаты проекта, провести ревизию имеющихся ресурсов, найти рассогласованность в действительных целях и том, как проект видит заказчик (если она есть).
Зачастую 1 - 2 встреч достаточно, чтобы собрать полную картину по проекту. Половину успеха на этом этапе играет открытость заказчика и вовлеченность в работу по обсуждению проекта.
В результате брифа я получаю детальную картину желаемого будущего проекта.
2. Концепция проекта.
Разработка концепции проекта, подходящую под критерии заказчика: ставим реалистичные цели, KPI, прорабатываю этапность, учитываю риски, определяю необходимые для проекта роли, формирую продукты проекта.
3. График-план.
После того, как мы с заказчиком согласовали концепцию проекта и убедились в том, что мы синхронизированы с тем, какой проект мы делаем и для чего, я разрабатываю график-план в виде диаграммы Гантта, где расписываю тактические задачи и сроки.
4. Подсчет бюджета.
После подготовки пошагового плана я считаю бюджет проекта и составляю мини финансовую модель, чтобы убедиться, что проект экономически выгоден, если такая цель перед ним стоит.
5. Сборка команды.
Если у заказчика нет команды для реализации проекта, или текущая не подходит, я собираю команду проекта: подбираю проджекта на ведение проекта, нахожу и рекомендую исполнителей, погружаю их в цели, задачи проекта и проговариваю с ними, как они будут достигать целей проекта в рамках их рабочих функций.
6. Инициация проекта в команде
Если у заказчика уже есть команда, то провожу встречу-инициацию проекта, где презентую все элементы проекта, обозначаю ключевые задачи для каждого из направлений, максимизирую уровень ясности по поводу проекта среди всех участников проекта.
7. Контроль качества выполнения проекта.
Если это необходимо, я осуществляю авторский надзор за реализацией проекта. Это происходит в формате еженедельных встреч с проджектом и с заказчиком проекта, где мы анализируем полученные за неделю результаты, находим узкие горлышки, и выявляем оптимальные решения для их устранения.
Сколько времени занимает предпроектная подготовка?
В зависимости от ниши и сложности проекта от 1 недели до месяца. В среднем мне удается готовить проекты к старту за 2-3 недели.
Выгода от Архитектуры проекта для Заказчика
Хорошо спланированный и приоритизированный проект повышает производительность, конкурентоспособность идеи и способствует долгосрочному устойчивому экономическому росту бизнеса.
Почему вы в любом случае получите пользу от предпроектной подготовки?
- после проведения предпроектной подготовки вы получаете детальное описание проекта, теперь у вас есть возможность сравнить реальный возможный для реализации проект с представлением о нем;
- получаете возможность оптимизировать инструменты достижения целей проекта с помощью моего экспертного опыта – я поделюсь лучшим опытом реализации проектов в других клиентских проектах;
- в результате подготовки проекта будут найдены несколько вариантов реализации. Это позволит выбрать наиболее подходящий из них по целям, срокам и бюджету;
- до начала внедрения проекта вы будете знать бюджет и сроки реализации проекта, и это уже с учетом рисков и возможности доработок по будущему проекту;
- предпроектная подготовка позволит оценить, на каком этапе развития своего продукта вы находитесь. Я подберу для вас наиболее подходящую последовательность реализации шагов, чтобы сократить риски на каждом из этапов;
- предпроектная подготовка позволяет оценить текущие ресурсы компании в части команды и системы проектного управления в ней – вы заранее будете понимать, нужно ли будет заложить дополнительные средства и время на расширение команды под задачи проекта.
Надежных Вам проектов!